Cuando una empresa gestiona varios restaurantes, no siempre trabaja con un único programa de gestión. Los establecimientos pueden utilizar diferentes softwares, estar alojados en servidores independientes e incluso pertenecer a sociedades distintas.
Esta situación complica la consolidación de las ventas y la gestión contable. La información llega desde diferentes fuentes, cada una con sus propios formatos y procedimientos, y es necesario coordinarla para obtener una visión conjunta del negocio.
En este proyecto, en Voodoo desarrollamos una integración para conectar varios restaurantes con Odoo, automatizar la importación de sus ventas y centralizar la contabilidad de las distintas empresas del grupo.
El desafío: conectar restaurantes, programas y sociedades diferentes
El cliente es propietario de varios restaurantes distribuidos entre distintas empresas.
La infraestructura tecnológica tampoco era homogénea: algunos establecimientos utilizaban ICS, mientras que los restaurantes ubicados dentro de un hotel trabajaban con Avalon. Además, los sistemas estaban repartidos en diferentes servidores.
El objetivo era centralizar la contabilidad de todos los restaurantes en Odoo sin modificar los programas que utilizaban en su operativa diaria.
La solución debía importar las ventas automáticamente, separar los ingresos de comidas y bebidas mediante contabilidad analítica y gestionar las particularidades contables de cada sociedad.
Una integración adaptada a cada sistema de gestión
No todos los programas ofrecen las mismas posibilidades de conexión. Por eso desarrollamos dos mecanismos de integración diferentes, utilizando las herramientas disponibles en cada entorno.
Conexión con ICS mediante API
La mayoría de los restaurantes gestionados con ICS compartían un servidor, mientras que otro establecimiento trabajaba desde un servidor independiente.
Desarrollamos una conexión mediante API que consulta automáticamente ambos servidores. Una acción planificada en Odoo ejecuta diariamente la importación de los datos de ventas de los distintos restaurantes.
Conexión con Avalon mediante SFTP
Los restaurantes integrados en el hotel utilizaban Avalon. En este caso, coordinamos con su departamento contable el envío automático de archivos Excel con las ventas diarias.
Para ello habilitamos un servidor SFTP. Odoo accede diariamente a este servidor, extrae los archivos y procesa la información para incorporarla a su sistema de ventas.
Así conseguimos conectar dos programas de gestión diferentes, mediante API y transferencia de archivos, dentro de una misma estructura de información.
Unificar las ventas sin perder el control de cada restaurante
Importar todos los datos en Odoo era solo una parte del trabajo. También necesitábamos que el sistema identificase correctamente el restaurante y la empresa a la que correspondía cada venta.
Desarrollamos un modelo unificado que almacena la información de todos los establecimientos y permite configurar sus reglas de funcionamiento.
Desde este modelo se pueden definir:
Las cuentas contables de ingresos y clientes.
Las cuentas analíticas para separar comidas y bebidas.
Los restaurantes que deben generar asientos contables.
Los establecimientos que deben generar facturas de venta.
Esta configuración permite adaptar el tratamiento de las ventas a las necesidades de cada restaurante y sociedad sin crear un desarrollo independiente para cada establecimiento.
Automatizar la contabilidad de varias empresas desde Odoo
Con los datos unificados y las reglas contables configuradas, Odoo puede procesar las ventas de todos los restaurantes.
El sistema permite consultar la información consolidada, generar los asientos contables, emitir facturas de venta y gestionar las contrapartidas de compra correspondientes a las operaciones internas entre empresas.
Para resolver las necesidades específicas de la facturación interempresa, desarrollamos un módulo adicional. La funcionalidad estándar de Odoo no permitía parametrizar las cuentas contables y analíticas con el nivel de detalle requerido por el cliente.
Los retos técnicos: configuración, recuperación de datos y conectividad
La integración debía ser flexible y permitir que el propio cliente pudiera incorporar nuevos restaurantes y configurar sus conexiones sin depender de nuestro equipo para cada alta.
También era necesario contemplar posibles correcciones en los sistemas de origen. Por eso desarrollamos mecanismos para deshacer importaciones y repetirlas retroactivamente, incluyendo la generación de los asientos contables correspondientes.
Otro reto fue la conectividad con uno de los servidores de ICS, que utilizaba una dirección IP dinámica. Para mantener su localización cuando cambiaba la dirección, instalamos un servicio DynDNS.
Cada una de estas decisiones respondía a una necesidad concreta de la infraestructura y de la operativa del cliente.
Odoo como punto de conexión de toda la operativa
El resultado es una integración que permite centralizar en Odoo las ventas y la gestión contable de restaurantes que utilizan diferentes programas, trabajan en distintos servidores y pertenecen a varias sociedades.
La información se importa automáticamente mediante API y SFTP, se organiza en un modelo común y se procesa según las reglas contables y analíticas definidas para cada establecimiento.
En Voodoo desarrollamos integraciones entre sistemas empresariales para conectar aplicaciones, automatizar el intercambio de información y adaptar Odoo a los procesos reales de cada negocio.
¿Tu empresa trabaja con varios sistemas de gestión y necesita centralizar sus operaciones en Odoo?